Više godina
Razvoja i prilagođavanja platforme uz rast programa
MENSCH · Selected Work · Digital Transformation
AKT CRM.
Kompleksnost ostaje iza ekrana.
Godinama razvijan sistem. Slojevi povezanih evidencija i poslovnih procesa koji ne mogu da stanu dok se tehnologija menja. Za program AKT, koji sprovodi HELVETAS Swiss Intercooperation, razvili smo novu digitalnu platformu koja objedinjuje upravljanje organizacijama, korisnicima, konkursima, grantovima i izveštavanjem. Postojeći Drupal i CiviCRM sistem zamenili smo savremenom aplikacijom, uz migraciju istorijskih podataka, dokumenata, korisničkih naloga i njihovih međusobnih veza.
Posetite platformu ↗
Kontekst
Sistem koji je godinama rastao zajedno sa programom.
AKT podržava razvoj organizacija civilnog društva kroz finansijsku podršku, mentorstvo, edukaciju i druge oblike institucionalnog razvoja. Takav program podrazumeva veliki broj međusobno povezanih procesa.
Organizacije podnose prijave na konkurse. Timovi ih pregledaju i ocenjuju. Odobreni projekti prolaze kroz ugovaranje, realizaciju, praćenje i izveštavanje. Dokumentacija, komunikacija i istorija aktivnosti moraju ostati dostupni tokom čitavog procesa.
Za upravljanje ovim informacijama godinama je korišćena platforma zasnovana na Drupal 7, CiviCRM i Webform tehnologijama. Kako su se potrebe programa razvijale, rasla je i složenost sistema.
Tri sloja
Drupal 7, CiviCRM i Webform u jednom svakodnevnom toku
Ceo ciklus
Od prijave na konkurs do praćenja granta i izveštaja
Povezane evidencije
Nalozi, organizacije, dokumenti i evaluacije u istoj istoriji
Opisuje složenost i obim zatečenog sistema, bez operativnih metrika klijenta.
Nasleđena arhitektura
Drupal 7
CiviCRM
Webform
Korisnički nalozi
Organizacije
Prijave na grant
Izveštaji
Dokumenti
Izazov
Promeniti tehnologiju. Sačuvati sve što je važno.
Migracija kompleksne poslovne platforme podrazumeva mnogo više od prebacivanja podataka u novu bazu. Svaka organizacija ima svoju istoriju. Svaki konkurs svoja pravila. Svaka prijava povezana je sa korisnicima, dokumentima, evaluacijama i izveštajima.
U starom sistemu ove veze bile su raspoređene između Drupal struktura, CiviCRM entiteta, Webform obrazaca i prilagođenih funkcionalnosti. Zadatak je bio da se svi ti procesi razumeju, rekonstruišu i prenesu u novu arhitekturu.
Nasleđena kompleksnost
Višegodišnji razvoj ostavio je veliki broj međusobno zavisnih funkcionalnosti i prilagođenih procesa.
Kontinuitet podataka
Korisnički nalozi, organizacije, prijave, grantovi, izveštaji i dokumentacija morali su da zadrže svoj smisao i međusobne veze.
Svakodnevni rad
Nova platforma morala je da podrži stvarne potrebe zaposlenih i partnerskih organizacija, bez nepotrebnog komplikovanja njihovog rada.
Najvažniji deo migracije nije ono što se menja, već ono što mora da ostane sačuvano.
Pristup
Prvo razumeti sistem. Zatim ga izgraditi bolje.
Pre razvoja nove platforme bilo je neophodno razumeti postojeću. Analizirali smo strukturu podataka, korisničke uloge, formulare, tokove prijavljivanja, evaluacije, izveštavanja i administrativne procese. Posebnu pažnju posvetili smo zavisnostima između različitih delova sistema.
-
1
Analiza
Razumevanje postojećih funkcionalnosti, strukture podataka i načina rada različitih korisničkih grupa.
-
2
Arhitektura
Projektovanje nove platforme sa odvojenim korisničkim i administrativnim okruženjima, pravilima pristupa i povezanim poslovnim entitetima.
-
3
Migracija
Prenos postojećih naloga, organizacija, kontakata, grantova, prijava, izveštaja, dokumenata i relevantnih veza.
-
4
Razvoj
Implementacija novih korisničkih interfejsa, administrativnih alata i procesa za upravljanje konkursima i izveštavanjem.
-
5
Puštanje u rad
Prelazak na novu produkcionu platformu, uz proveru ključnih funkcionalnosti i podršku korisnicima.
Migracija
Podaci imaju istoriju. Sačuvali smo njihove veze.
Jedan od najzahtevnijih delova projekta bila je migracija postojećih informacija. Podaci nisu predstavljali samo nezavisne zapise. Kontakti su bili povezani sa organizacijama, korisnici sa nalozima i ulogama, prijave sa konkursima, a izveštaji sa grantovima i dokumentima.
Cilj je bio da korisnici dobiju savremeniji sistem, a da pritom ne izgube pristup podacima i istoriji koji su nastajali godinama.
Drupal · CiviCRM · Webform
- Korisnici
- Organizacije
- Kontakti
- Prijave
- Grantovi
- Izveštaji
- Dokumenti
AKT CRM
- Korisnici
- Organizacije
- Kontakti
- Prijave
- Grantovi
- Izveštaji
- Dokumenti
- Korisničke naloge, postojeće lozinke i uloge
- Organizacije i kontakte
- Članstva i međusobne veze
- Konkurse, grantove i prijave
- Postojeće izveštaje
- Dokumente i povezane datoteke
- Relevantne istorijske informacije
Kontinuitet bez ponovnog početka.
Rešenje
Jedna platforma za čitav životni ciklus programa.
Novi AKT CRM povezuje podatke o organizacijama, korisnicima, konkursima, prijavama, grantovima i izveštajima. Različiti korisnici pristupaju funkcionalnostima koje su relevantne za njihov posao, dok administratori imaju centralizovan pregled i mogućnost upravljanja procesima.
CRM i organizacije
Centralizovana evidencija organizacija, kontakata i povezanih korisnika, dostupna prema korisničkim ovlašćenjima.
Konkursi i prijave
Digitalni proces prijavljivanja sa formularima, dokumentacijom i statusima, uz administrativnu obradu.
Grant management
Povezivanje podržanih organizacija, grantova, aktivnosti i dokumentacije kroz faze programa.
Izveštavanje
Strukturirani formulari za narativne, finansijske i druge podatke relevantne za praćenje.
Administracija
Centralizovano okruženje za korisnike, organizacije, sadržaj, konkurse i evidencije.
Korisnički portal
Interfejs kroz koji organizacije pristupaju formularima, prijavama i informacijama prema pravima pristupa.
Korisničko iskustvo
Manje koraka do onoga što je važno.
Zaposleni upravljaju procesima, konkursima i evidencijama. Organizacije popunjavaju formulare, dostavljaju dokumentaciju i izveštavaju o aktivnostima. Razvili smo dva povezana iskustva: administrativno okruženje i portal za organizacije.
AKT administratori
Upravljanje organizacijama, programima, grantovima, prijavama i procesima izveštavanja.
Partnerske organizacije
Pristup formularima, prijavama i dokumentaciji u skladu sa dodeljenim pravima.
Jasniji formulari
Strukturirani obrasci prema zahtevima konkretnog procesa.
Automatsko popunjavanje
Postojeći podaci u sistemu popunjavaju polja tamo gde je predviđeno.
Dokumentacija na jednom mestu
Prilozi povezani sa prijavama, izveštajima i evidencijama.
Kontrolisan pristup
Uloge i pravila određuju dostupne informacije i funkcionalnosti.
Dvojezično iskustvo
Srpski i engleski jezik na platformi.
Prilagođeno uređajima
Responsive interfejs za desktop i mobilne ekrane.
Izveštavanje
Od formulara do strukturiranih informacija.
Organizacije dostavljaju informacije o aktivnostima, finansijama, rezultatima, kapacitetima i drugim oblastima definisanim programom. Novi sistem omogućava prikupljanje i organizovanje kroz povezane formulare i evidencije.
Strukturirani podaci predstavljaju osnovu za kvalitetnije preglede, analize i buduće vizualizacije.
Organizacija
Izveštaj
Strukturirani odgovori
Prilozi
Administrativni pregled
- Narativno izveštavanje
- Finansijske informacije
- Podaci o zaposlenima i volonterima
- Mentorstvo i razvoj organizacija
- Zajedničke inicijative
- Programske aktivnosti
- Prateću dokumentaciju
Napredne administratorske vizualizacije i pojedine integracije razvijane su kroz dodatne faze projekta. Ne prikazujemo ih kao potpuno realizovane bez potvrde konačnog stanja.
Tehnologija
Nova arhitektura za dugoročan razvoj.
Umesto nastavka razvoja na postojećoj Drupal 7 arhitekturi, izgradili smo novu aplikaciju zasnovanu na Laravel ekosistemu. Tehnološki izbor omogućio je jasnije razdvajanje poslovne logike, upravljanja podacima, korisničkih interfejsa i administrativnih funkcionalnosti.
- Laravel 11
- Filament v3
- MySQL 8
- Livewire
- Alpine.js
- Tailwind CSS
Modularna struktura
Funkcionalnosti organizovane za održavanje i naredne faze razvoja.
Centralizovano upravljanje
Administrativni panel za ključne poslovne entitete i procese.
Kontrola pristupa
Pravila ovlašćenja za administrativne i korisničke odgovornosti.
Dalji razvoj
Arhitektura spremna za nadogradnju i dodatne module prema potrebama programa.
Prelazak
Novi sistem. Postojeći korisnici. Sačuvana istorija.
Nova AKT CRM platforma funkcionalno je puštena u produkciju 24. aprila 2026. godine. Prelazak je obuhvatio uspostavljanje novog produkcionog okruženja, migraciju podataka i omogućavanje pristupa korisnicima kroz novu aplikaciju.
Time je postavljena osnova za dalje unapređenje poslovnih procesa, administracije i izveštavanja. Projekat je nastavljen kroz podršku, održavanje i razvoj dodatnih funkcionalnosti.
Platforma
Pregled interfejsa
Rezultat
Godine podataka. Jedan novi početak.
AKT je prešao sa nasleđene Drupal i CiviCRM platforme na novo MENSCH rešenje, razvijeno prema potrebama programa. Novi sistem objedinjuje CRM evidencije, korisnički portal, konkurse, prijave, grantove i izveštavanje.
Istorijski podaci i njihove veze preneti su u novu arhitekturu, dok su korisnici dobili savremenije okruženje za svakodnevni rad. Ovaj projekat pokazuje koliko je važno razumeti poslovne procese pre nego što se pristupi promeni tehnologije. Jer uspešna digitalna transformacija ne završava se novim interfejsom. Ona se vidi u tome što sistem može da nastavi da radi, da se razvija i da podržava ljude koji od njega zavise.
Tehnologija se promenila. Kontinuitet je ostao.
Sledeći projekat
Kada postojeći sistem postane ograničenje, vreme je za novi pristup.
Razvijamo specijalizovane poslovne aplikacije, CRM platforme i digitalne sisteme koji povezuju podatke, procese i ljude. Analiziramo postojeća rešenja, projektujemo novu arhitekturu i vodimo razvoj i migraciju do produkcije.
Razgovarajmo o vašem sistemu ↗